Captar alunos

Guia para quem administra a academia, com uma parte para a recepção. Ao final, o formulário do seu site cria interessados sozinho, a recepção sabe para quem ligar hoje, e você acrescenta perguntas ao cadastro sem pedir nada a ninguém.

Interessado não é aluno

É a regra que organiza tudo aqui. Quem preencheu um formulário não tem matrícula, não tem contrato, não entra na academia e não conta como base ativa.

Ele vive numa lista à parte — a Captação —, e só vira aluno quando alguém o matricula. Isso é de propósito: se interessados ficassem misturados aos alunos, todo número da academia passaria a mentir. Frequência, inadimplência, quantos alunos você tem — cada um teria de lembrar de descontar quem nunca chegou a se matricular.

Etapa 1 — Ligar o formulário do seu site

Em Campos do cadastro, no fim da tela, gere uma chave.

1. Dê um nome que diga qual formulário é: site institucional, landing de campanha.
2. Toque em Gerar chave.
3. Copie agora. A chave aparece uma vez só.

Ninguém consegue lê-la depois — nem você, nem o suporte. É proposital: uma chave que pode ser recuperada vaza pelo caminho em que foi recuperada. Se perder, gere outra e troque no site.

Quem faz o seu site usa a chave assim:

POST https://SEU-DOMINIO/api/publico/academia/pre-cadastro
Content-Type: application/json
X-Academia-Key: sua-chave-aqui

{
  "nome": "Fulano",
  "email": "fulano@exemplo.com",
  "telefone": "11999998888",
  "origem": "Instagram"
}

Só nome e um contato — e-mail ou telefone — são obrigatórios.

A chave é que diz de qual academia é o interessado. Por isso ela é sua e não do produto: uma chave compartilhada faria o formulário de uma academia gravar na base de outra.

Uma chave por formulário

Vale a pena separar: com uma chave por campanha, você desliga a de uma sem derrubar as outras. A lista mostra quando cada uma foi usada pela última vez — é isso que permite desligar a de dois anos atrás sem medo de quebrar algo vivo.

Reenviar não duplica

Quando a mesma pessoa manda o formulário duas vezes, o segundo envio atualiza o primeiro. Não é rigor técnico: quem não vê a confirmação reenvia, e dois cartões fariam a recepção ligar duas vezes para a mesma pessoa.

Há um limite de envios por minuto por chave. Se o seu formulário estiver legítimo, você nunca o alcança.

Etapa 2 — Trabalhar o funil

Em Captação, a tela abre em Novos — quem ainda ninguém atendeu.

Cada cartão tem os botões da etapa seguinte: Falei com ele, Vem conhecer, Matricular, Perdemos.

Perder exige o motivo

Não há como marcar alguém como perdido sem dizer por quê. Preço, horário, mudou de bairro — o que for.

O motivo é o que transforma "perdemos 40" em "perdemos 40, sendo 25 por preço". O primeiro número não sugere nada a fazer; o segundo sugere.

Converter é matricular

Não existe um botão que declare alguém convertido. Matricular leva você para a matrícula com os dados dele; quando o aluno existe, o interessado é marcado como convertido automaticamente.

É de propósito: um funil que se declara convertido sem que exista um aluno mente sobre a própria conversão, e é justamente esse número que você usa para decidir onde investir.

O interessado não é apagado quando vira aluno. É a linha dele que responde "de onde vêm os alunos que fecham?".

De onde eles vêm

No fim da tela, cada origem com a taxa de conversão, não só o total.

Mil interessados de um canal que converte 1% valem menos que cinquenta de um que converte 30%. O total sozinho premia quem traz volume sem fechar nada.

Anotar quem apareceu no balcão

Anotar interessado serve para quem chegou pela porta. Sem origem informada, ela fica como BALCAO.

Etapa 3 — Criar perguntas próprias

Em Campos do cadastro, escolha a tela — Cadastro de aluno ou Interessados — e crie o campo. Ele aparece no cadastro na hora, sem atualização de sistema.

Prefira Escolha quando quiser contar depois: um campo de texto acaba com dez grafias da mesma resposta, e nenhum agrupamento fecha.

O que muda e o que não muda

O nome interno aparece em cinza ao lado de cada campo (turno_preferido). É ele que está gravado em cada ficha — por isso não muda quando você reescreve a pergunta.

Desativar não apaga as respostas. Elas continuam guardadas; o campo apenas some do formulário.

Há um teto de 20 campos por tela. Vinte perguntas na matrícula não é flexibilidade — é uma recepção que desiste no meio, e cadastro pela metade é pior que cadastro sem o campo.

No formulário público, as regras são mais frouxas

De propósito. Do outro lado está um desconhecido que abandona o formulário se ele pedir demais:

• Campo obrigatório não é exigido — o contato vale mais que a resposta.
• Campo que você desativou depois de publicar o formulário é ignorado em silêncio, em vez de derrubar o envio.
• Texto muito longo é cortado, não recusado.

No cadastro feito pela academia, o obrigatório vale.

Etapa 4 — O site

Em Site, você edita as páginas, os textos e a marca.

Editar não publica. Você mexe à vontade durante a semana; o site só muda quando alguém toca em Publicar. Cada página mostra se está No ar ou é Rascunho.

A home tem botão próprio — ela é obrigatória em qualquer site, e o botão a cria na primeira vez, com o endereço certo.

Em A academia no site ficam o nome, a descrição que aparece nas buscas e o e-mail que recebe aviso de interessado novo.

Problemas comuns