Como conectar o seu e-mail ao ERP Dbran

Manual do usuário — versão de julho/2026

Este guia mostra, passo a passo, como ligar a caixa de e-mail da sua empresa ao ERP. Não é preciso conhecimento técnico: basta seguir as telas na ordem. Onde for necessário algum dado do seu provedor de e-mail, o manual indica exatamente o que pedir e para quem.

Tempo estimado: 10 a 15 minutos por caixa.

O que muda depois de conectar

Ligar o e-mail ao ERP faz com que as mensagens da sua empresa apareçam dentro do sistema, junto das vendas e das notas fiscais. Na prática:

• Você lê e responde e-mails sem sair do ERP. A caixa de entrada aparece numa aba, com remetente, assunto e data.
• Você escreve e-mails novos pelo sistema, com anexos, usando o endereço da empresa como remetente (quem recebe vê o e-mail da empresa, não o do ERP).
• As notas fiscais vão sozinhas para o contador. Assim que uma nota é autorizada, o sistema pode enviar o XML e o PDF (DANFE) para os endereços que você indicar — sem ninguém precisar lembrar de encaminhar.
• Os XML que chegam de fornecedores ficam organizados. No módulo Fiscal, o sistema separa automaticamente os arquivos XML anexados nos e-mails recebidos e monta uma lista pesquisável por chave de acesso ou CNPJ.
• Leads do site e currículos chegam na caixa certa. Quem preenche o formulário de contato do seu site ou se candidata a uma vaga gera um e-mail automático para os responsáveis.

Você pode conectar mais de uma caixa — por exemplo, vendas@suaempresa.com no CRM e fiscal@suaempresa.com no Fiscal.

Antes de começar

Tenha em mãos:

Quem pode conectar

O perfil Contador Fiscal consegue ler a caixa do Fiscal, mas não conecta nem altera contas — é um perfil de consulta.

Se o item E-mail não aparecer no seu menu, fale com o responsável pelo sistema na sua empresa: ou o seu perfil não tem essa permissão, ou o módulo ainda não foi habilitado.

Onde fica a tela de e-mail

No menu lateral esquerdo:

• Para a caixa comercial: grupo CRM → E-mail
• Para a caixa fiscal: grupo Fiscal → E-mail

As duas telas funcionam igual. A diferença é a finalidade: a do CRM é a caixa de negociação e atendimento; a do Fiscal é a que recebe documentos fiscais e envia notas ao contador.

No alto da tela existem as abas:

Conectando a caixa — visão geral

O processo é sempre o mesmo, independente do provedor:

1. Abrir a aba Contas e clicar em Conectar caixa.
2. Escolher o provedor e preencher os dados.
3. Clicar em Criar.
4. Clicar em Testar (ou Conectar, no caso do Google e da Microsoft) para o sistema validar o acesso.
5. Conferir se o status ficou CONECTADO.

A diferença entre os provedores está apenas no passo 2 — é o que as próximas três seções detalham. Vá direto para a que corresponde ao seu e-mail:

Caminho A — Gmail e Google Workspace

O Google não aceita mais que outros sistemas usem a sua senha normal. No lugar dela, você gera uma senha de aplicativo: uma senha de 16 letras criada exclusivamente para o ERP, que você pode cancelar quando quiser sem trocar a sua senha de verdade.

Etapa 1 — Ativar a verificação em duas etapas (uma única vez)

A senha de aplicativo só existe em contas com verificação em duas etapas ligada.

1. Entre em myaccount.google.com com o e-mail que será conectado.
2. Clique em Segurança, no menu à esquerda.
3. Procure Verificação em duas etapas e siga o passo a passo (o Google vai pedir um telefone para enviar códigos).
4. Se já estiver ligada, siga para a etapa 2.

Conta da empresa (Google Workspace): se essa opção estiver bloqueada, o administrador do Google da sua empresa precisa liberá-la. Nesse caso, encaminhe a ele o modelo de mensagem.

Etapa 2 — Gerar a senha de aplicativo

1. Ainda em Segurança, procure por Senhas de app (pode estar dentro de "Verificação em duas etapas", no fim da página). Se preferir, acesse direto: myaccount.google.com/apppasswords.
2. Dê um nome que você reconheça depois — por exemplo ERP Dbran.
3. Clique em Criar.
4. O Google mostra uma senha de 16 letras (algo como abcd efgh ijkl mnop). Copie agora — ela não é exibida de novo. Você pode digitar com ou sem os espaços.

Etapa 3 — Preencher no ERP

Na aba Contas, clique em Conectar caixa e preencha:

Clique em Criar e siga para Testando e ativando a conta.

Por que "IMAP/SMTP genérico" e não "Google / Gmail"? A opção Google / Gmail usa a autorização oficial do Google, que só funciona depois de um cadastro prévio feito pela equipe de suporte. O caminho com senha de aplicativo, acima, entrega o mesmo resultado e você faz sozinho. Se preferir a autorização oficial, veja a Opção 1 do Caminho B.

Caminho B — Outlook e Microsoft 365

A Microsoft desativou o acesso por senha comum na maioria das contas — inclusive nas do Microsoft 365 empresarial. Por isso, aqui existem duas opções, e a primeira é a que funciona na grande maioria dos casos.

Opção 1 (recomendada) — autorização oficial, com apoio do suporte

Nesta opção você autoriza o ERP pela tela de login da própria Microsoft, sem digitar sua senha no sistema. Ela exige um cadastro prévio que o suporte faz junto com o administrador de TI da sua empresa.

O que fazer:

1. Envie ao suporte do ERP o modelo de mensagem, informando o e-mail que será conectado.
2. O suporte devolve dois códigos de identificação (um deles é secreto).
3. Na aba Contas, clique em Conectar caixa e preencha:

4. Clique em Criar.
5. Na lista de contas, clique em Conectar. Abre uma nova aba com a tela de login da Microsoft: entre com o e-mail que está sendo conectado e clique em Aceitar / Permitir.
6. Volte ao ERP e clique em Testar.

Importante: faça o login com o mesmo endereço que você digitou no campo E-mail. Autorizar com uma conta diferente faz a caixa errada ser conectada.

Opção 2 — senha de aplicativo (só funciona em algumas contas)

Se a sua conta ainda permitir senha de aplicativo (contas pessoais @outlook.com/@hotmail.com com verificação em duas etapas, ou contas do Microsoft 365 em que o administrador liberou):

1. Acesse account.microsoft.com/security → Opções de segurança avançadas.
2. Ative a verificação em duas etapas, se ainda não estiver ativa.
3. Em Senhas de aplicativo, clique em Criar nova senha de aplicativo e copie a senha gerada.
4. No ERP, em Conectar caixa:

Se o teste falhar com mensagem de login inválido mesmo com a senha correta, significa que a Microsoft bloqueou esse tipo de acesso na sua conta — use a Opção 1.

Caminho C — outros provedores (Locaweb, UOL Host, HostGator, Zoho, Yahoo, etc.)

Praticamente todos os provedores funcionam. Você só precisa de quatro informações, que o seu provedor chama de "dados de configuração de e-mail" ou "configuração para programas de e-mail":

• endereço do servidor de entrada (IMAP) e a porta
• endereço do servidor de saída (SMTP) e a porta

Esses dados costumam estar no painel de controle do provedor ou na página de ajuda dele. Se não encontrar, use o modelo de mensagem para pedir ao suporte do provedor.

Preenchimento no ERP

Na aba Contas → Conectar caixa:

Alguns provedores (Zoho, Yahoo, iCloud) também exigem senha de aplicativo em vez da senha normal — o procedimento é equivalente ao do Google, dentro das opções de segurança da conta.

Clique em Criar.

Testando e ativando a conta

Depois de criar, a caixa aparece na aba Contas com o status DESCONECTADO — ela ainda não está valendo. Falta um clique:

1. Na linha da conta, clique em Testar.
2. Aguarde alguns segundos.

O resultado aparece numa faixa no alto da tela:

Os quatro status possíveis

A primeira sincronização

Assim que a conta fica CONECTADA, o sistema começa a trazer as mensagens. Dois pontos importantes para não haver surpresa:

• O histórico antigo não vem. A primeira carga traz apenas os e-mails dos últimos 7 dias. Mensagens mais antigas continuam normalmente na sua caixa de e-mail de origem — o ERP não apaga nem move nada.
• A carga é feita aos poucos, em blocos de até 50 mensagens por rodada. Numa caixa movimentada, pode levar algumas rodadas até tudo aparecer.

Se quiser forçar uma atualização a qualquer momento, clique em Sincronizar na linha da conta.

Sincronização automática

Com a conta conectada, o sistema busca mensagens novas sozinho. Você escolhe a frequência.

Onde ajustar: aba Regras → seção Sincronização automática. Ali você vê cada conta, o horário da última busca e pode:

• ligar ou desligar a busca automática (a caixa de seleção ao lado do nome);
• mudar o intervalo, escolhendo entre 1 minuto e 1 hora.

Qual intervalo escolher:

Desligar a busca automática não desconecta a conta — ela continua ativa para enviar e-mails e para as regras automáticas; só deixa de buscar mensagens sozinha.

Envio automático (regras)

Aqui está o maior ganho de tempo do módulo: o sistema envia e-mails sozinho quando algo acontece. Cada regra responde a uma pergunta simples — "quando acontecer X, envie para quem?".

Regras disponíveis no módulo Fiscal

O uso típico: cadastrar o e-mail do contador em ambas. Ele passa a receber cada nota no momento em que ela é autorizada, sem ninguém precisar encaminhar nada no fim do mês.

Regras disponíveis no módulo CRM

Como criar uma regra

1. Abra a aba Regras e clique em Nova regra.
2. Em Quando, escolha o evento (ex.: Nota emitida (autorizada)).
3. Em Enviar pela conta, escolha qual caixa conectada será a remetente.
4. Em Para, digite os destinatários. Para mais de um, separe por vírgula: contador@escritorio.com.br, financeiro@suaempresa.com
5. Salve.

A regra nasce ativa. Na lista, você pode desativá-la temporariamente (sem perder a configuração) ou excluí-la.

Antes de criar regras é preciso ter pelo menos uma conta conectada — o botão fica indisponível enquanto não houver nenhuma.

Sugestão: logo depois de criar a primeira regra fiscal, emita uma nota de teste em ambiente de homologação e confirme com o contador que a mensagem chegou, inclusive verificando a caixa de spam dele na primeira vez.

Usando a caixa no dia a dia

Ler e responder

Na aba Caixa de entrada, clique em qualquer linha para abrir a mensagem. Dentro dela há um campo de resposta: escreva, anexe arquivos se precisar e envie. A resposta sai pelo endereço da empresa e mantém o assunto original, então quem recebe vê a conversa encadeada normalmente.

Escrever um e-mail novo

Botão ✉️ Escrever, no alto da tela. Você escolhe a conta remetente (se houver mais de uma), os destinatários, cópia, assunto, o texto e os anexos.

Anexos

Você pode anexar vários arquivos, respeitando o limite de 10 MB somados por mensagem. Para arquivos maiores, use um link de compartilhamento no corpo do e-mail.

XML recebidos (só no módulo Fiscal)

O sistema abre os e-mails que chegam, identifica os arquivos XML de documentos fiscais anexados e monta uma lista própria na aba XML recebidos. Nela você pode:

• filtrar por chave de acesso (os 44 números da nota) ou por CNPJ do emitente;
• baixar o XML;
• ignorar um arquivo que não interessa (ele sai da lista sem ser apagado) e restaurar depois, se precisar.

É o fim da garimpagem de XML de fornecedor dentro do e-mail.

Uma observação sobre a pasta "Enviados"

Quando a caixa é conectada pelo caminho IMAP/SMTP genérico, os e-mails enviados pelo ERP não aparecem na pasta "Enviados" do seu programa de e-mail — eles ficam registrados apenas dentro do sistema. Nas conexões oficiais de Google e Microsoft, aparecem normalmente nos dois lugares.

Se algo der errado

Se o problema persistir, acione o suporte informando: o endereço de e-mail, qual provedor, o status que aparece na tela e a mensagem de erro exibida. Com esses quatro dados o atendimento é bem mais rápido.

Segurança e privacidade

• A senha fica protegida. O que você digita é guardado de forma cifrada e nunca é exibido de volta na tela — nem para quem administra o sistema.
• Cada empresa vê apenas a própria caixa. Nada é compartilhado entre empresas ou entre clientes do ERP.
• Nada é apagado do seu e-mail. O sistema apenas lê as mensagens. Elas continuam na sua caixa original, como sempre.
• Você corta o acesso quando quiser. Se usou senha de aplicativo, basta excluí-la no painel do Google/Microsoft e o acesso cessa na hora — sua senha principal não muda. Se usou a autorização oficial, é possível revogar o acesso nas configurações de segurança da conta.
• Para desligar pelo ERP, use Excluir na linha da conta (aba Contas). As regras que dependiam dela param de enviar.

Recomendação: conecte um e-mail institucional (fiscal@, vendas@, contato@) e não a caixa pessoal de um funcionário. Quando alguém sai da empresa, nada precisa ser refeito.

Modelo de mensagem para pedir os dados

Para o suporte do seu provedor de e-mail

Olá! Preciso configurar o e-mail [seu@empresa.com] em um sistema externo, por IMAP e SMTP. Poderiam me informar:

1. o endereço do servidor de entrada (IMAP) e a porta;
2. o endereço do servidor de saída (SMTP) e a porta;
3. se devo usar a senha normal da conta ou gerar uma senha de aplicativo;
4. se o nome de usuário é o próprio endereço de e-mail ou outro.

Obrigado!

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Para o administrador de TI da sua empresa (Google Workspace ou Microsoft 365)

Olá! Vamos conectar a caixa [seu@empresa.com] ao nosso ERP, para leitura, resposta e envio automático de notas fiscais ao contador.

Preciso de uma destas duas coisas:

• liberar a criação de senha de aplicativo para essa conta; ou
• autorizar o cadastro do aplicativo junto ao suporte do ERP, caso prefira a autorização oficial (sem senha armazenada).

Me avise qual caminho seguimos.

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Para o suporte do ERP (autorização oficial Google/Microsoft)

Olá! Quero conectar a caixa [seu@empresa.com] ao módulo [CRM / Fiscal] usando a autorização oficial do [Google / Microsoft]. Empresa: [razão social]. Podem providenciar o cadastro do aplicativo e me enviar os códigos de identificação para eu preencher na tela?

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Dúvidas ou dificuldade em qualquer passo? Fale com o suporte — de preferência com uma captura de tela do que aparece no seu monitor.