Módulo CRM — Manual e Regras de Negócio
Para quem é este documento: usuários do módulo CRM (administradores e vendedores). O que você encontra aqui: tudo o que o módulo faz, como usar cada tela e, principalmente, as regras que o sistema aplica — o que ele bloqueia, o que ele calcula sozinho e por quê.
O que é o módulo CRM
O CRM é o módulo comercial do sistema. Ele cobre o ciclo completo da operação de venda:
Catálogo → Estoque → Venda → Expedição → Financeiro
E mais os apoios em volta desse ciclo: cadastro de clientes, caixa de e-mail corporativa, site institucional com captação de leads e um painel de indicadores.
Em uma frase: o CRM é onde você cadastra o que vende, para quem vende, controla o que tem em estoque, registra a venda do orçamento até a entrega e acompanha o dinheiro a receber e a pagar.
Mapa do menu
| Menu | Para que serve |
|---|---|
| Dashboard CRM | Visão geral: catálogo, vendas, faturamento, leads e alertas de estoque |
| Produtos | Catálogo de produtos, com dados comerciais, fiscais, fotos e documentos |
| Linha | Linhas comerciais de produto (ex.: "Raiz Latina") |
| Categorias | Classificação principal do produto |
| Tipos de Peça | Subclassificação usada apenas em produtos do tipo Peça |
| Fabricantes | Quem fabrica o produto |
| Marcas | Marca comercial do produto |
| Séries | Série/família do produto |
| Clientes | Cadastro de clientes pessoa física e jurídica |
| Vendas | Pedidos de venda, do rascunho à entrega, em lista ou em Kanban |
| Estoque | Saldos, movimentações, inventário e quebras |
| Financeiro | Contas a receber e a pagar, baixas, estornos e indicadores |
| Caixa corporativa conectada ao Gmail, Outlook ou IMAP/SMTP | |
| Vendedores | Cadastro dos usuários vendedores da empresa |
| Site (grupo separado) | Conteúdo do site institucional, domínios, publicação e leads |
Antes de começar
Três condições precisam estar atendidas para o CRM funcionar:
-
O módulo CRM precisa estar contratado e habilitado para a sua empresa. Se não estiver, o grupo CRM nem aparece no menu, e qualquer tentativa de cadastro é recusada com a mensagem "Módulo CRM não está habilitado para a empresa X". A habilitação é feita no cadastro da empresa, em Módulos contratados.
-
Cada usuário pertence a uma empresa. O sistema descobre a empresa pelo seu login — você nunca vai ver nem conseguir alterar dados de outra empresa.
-
A ordem dos cadastros importa. O caminho mais curto para começar a vender é:
Categorias → Produtos → (Estoque: entrada inicial) → Clientes → VendasFabricantes, Marcas, Séries, Linhas e Tipos de Peça são opcionais e podem ser cadastrados depois, conforme a necessidade do seu catálogo.
Perfis de acesso e o que cada um pode fazer
O CRM tem dois perfis próprios:
- Administrador do CRM — responde pelo módulo dentro da empresa. Faz tudo.
- Vendedor — perfil operacional de vendas. Foca em cliente, pedido e consulta.
Além deles, o dono da empresa e a equipe interna de suporte também têm acesso, com permissões equivalentes às do administrador.
O que cada perfil pode fazer
| Ação | Administrador do CRM | Vendedor |
|---|---|---|
| Consultar produtos, estoque, vendas, financeiro e dashboards | ✅ | ✅ |
| Cadastrar e editar clientes | ✅ | ✅ |
| Excluir cliente | ✅ | ❌ |
| Cadastrar e editar produtos e cadastros de apoio | ✅ | ❌ |
| Adicionar/remover fotos e documentos do produto | ✅ | ❌ |
| Gerar o PDF do produto | ✅ | ✅ |
| Criar e editar venda (enquanto estiver em Novo) | ✅ | ✅ |
| Confirmar venda e Faturar no balcão | ✅ | ✅ |
| Separar, marcar pronto, expedir, registrar entrega e devolução | ✅ | ❌ |
| Cancelar venda | ✅ | ❌ |
| Excluir venda em Novo | ✅ | ❌ |
| Movimentar estoque (entradas, ajustes, inventário, quebra) | ✅ | ❌ |
| Criar conta, dar baixa, estornar e cancelar no Financeiro | ✅ | ❌ |
| Configurar as colunas do Kanban | ✅ | ❌ |
| Ler, responder e enviar e-mails; sincronizar a caixa | ✅ | ✅ |
| Conectar/remover conta de e-mail e criar regras automáticas | ✅ | ❌ |
| Gerenciar vendedores | ✅ | ❌ |
| Gerenciar o Site e os Leads | ✅ | ❌ |
Regra de ouro do vendedor: ele conduz a venda até a confirmação (ou o faturamento de balcão). A partir daí, as etapas logísticas e financeiras são do administrador.
Regras que valem para o módulo inteiro
Estas regras se aplicam a todas as telas do CRM:
Isolamento por empresa
Todo registro pertence a uma empresa e só é visível para ela. O sistema valida isso em cada operação: não é possível usar um produto, cliente ou fornecedor de outra empresa dentro de um pedido, nem transferir um registro para outra empresa depois de criado.
Nada é apagado de verdade
Excluir, no CRM, significa arquivar. O registro sai das listagens e das buscas, mas continua guardado para preservar o histórico (uma venda antiga continua mostrando o produto que foi vendido, mesmo que o produto tenha sido excluído depois).
Vários cadastros têm duas ações distintas:
- Inativar — tira de circulação, mas o registro continua visível na listagem como inativo.
- Excluir — arquiva por completo.
Numeração automática
Vendas e pedidos de compra recebem número sequencial gerado pelo sistema, por empresa. Você não digita o número. Duas pessoas criando pedidos ao mesmo tempo nunca recebem o mesmo número.
Nomes duplicados são bloqueados
Nos cadastros de apoio (categorias, linhas, marcas, séries, tipos de peça), o sistema recusa um nome que já exista na empresa, ignorando maiúsculas e minúsculas — "Raiz Latina" e "raiz latina" são consideradas a mesma coisa.
Rastreabilidade
Movimentações de estoque, baixas financeiras, cancelamentos e devoluções gravam quem fez, quando e por quê. Movimentos de estoque e financeiro ainda guardam o saldo antes e depois da operação, o que permite reconstruir a história inteira de um produto ou de uma conta.
Tudo ou nada
Operações que tocam mais de um lugar ao mesmo tempo (confirmar uma venda mexe no estoque e cria uma conta a receber) são aplicadas por inteiro ou desfeitas por inteiro. Se um item da venda não tiver saldo, nada é reservado e a venda continua como estava.
Cadastros de apoio
São as classificações usadas para organizar o catálogo. Todos seguem o mesmo comportamento: nome obrigatório e único na empresa, descrição opcional, ações de editar, inativar e excluir.
| Cadastro | O que é | Obrigatório no produto? |
|---|---|---|
| Categoria | Classificação principal do produto | Sim, no formulário de produto do CRM |
| Linha | Linha comercial, válida para qualquer tipo de produto | Não |
| Tipo de Peça | Detalhamento da peça (ex.: "Caneca de Ruptura", "Mola Industrial") | Não — e só pode ser usado em produtos do tipo Peça |
| Fabricante | Quem fabrica | Não |
| Marca | Marca comercial | Não |
| Série | Série ou família do produto | Não |
Regras dos cadastros
- Categoria, Linha, Tipo de Peça, Marca e Série são cadastrados por empresa e só aparecem para ela.
- Linha × Tipo de Peça: a Linha serve para qualquer produto; o Tipo de Peça só faz sentido em peças. Se você marcar um Tipo de Peça em um produto que não é Peça, o sistema recusa o cadastro.
- Inativar um cadastro que já está inativo é recusado ("Categoria já está inativa").
- Excluir é exclusivo do administrador do CRM.
- Excluir uma categoria não apaga os produtos que a usavam.
Produtos
O produto é o centro do módulo: ele alimenta a venda, o estoque, o financeiro, o site e a emissão fiscal. O cadastro é dividido em blocos.
Identificação
| Campo | Regra |
|---|---|
| Nome (título) | Obrigatório. É o que aparece no card do site e nas listas. Sem ele, o site mostraria um título montado automaticamente (categoria + fabricante + marca + série), o que confunde o visitante |
| Categoria | Obrigatória no formulário do CRM |
| Código de referência | Opcional, livre, até 50 caracteres |
| Descrição | Opcional, até 5.000 caracteres |
| Descrição rica (HTML) | Texto formatado, usado principalmente na vitrine |
| Processo resumido / Legenda da imagem | Textos curtos de apoio ao site |
Classificação
- Tipo do produto: Equipamento, Peça, Material ou Outro. Produtos antigos sem classificação ficam como Outro.
- Tipo de Peça: só pode ser preenchido quando o Tipo for Peça.
- Fabricante, Marca, Série e Linha: todos opcionais. Uma peça avulsa ou um material de consumo pode ser cadastrado sem fabricante identificado.
- Todos os vínculos precisam pertencer à mesma empresa do produto.
Dados comerciais e fiscais
| Campo | Regra |
|---|---|
| SKU | Código interno. Único por empresa — se repetir, o sistema avisa e informa qual produto já usa o código. De 1 a 50 caracteres: letras, números, ponto, hífen e underline |
| EAN / código de barras | 8, 12, 13 ou 14 dígitos numéricos |
| EAN da caixa | Mesma regra do EAN, para a embalagem coletiva |
| NCM | Exatamente 8 dígitos (usado na nota fiscal) |
| CEST | Exatamente 7 dígitos (usado na nota fiscal) |
| Preço de compra / Preço de venda | Não podem ser negativos. A margem de lucro é calculada automaticamente pelo sistema |
Estoque e unidades
- Controle de estoque vem ligado por padrão. Desligue apenas para produtos que você não quer controlar (serviços, itens sob encomenda). Produto com o controle desligado não aceita nenhuma movimentação de estoque e não entra nas vendas com reserva.
- Unidade de estoque: até 6 caracteres maiúsculos (UN, KG, CX, M2…). Se você deixar em branco em um produto que controla estoque, o sistema assume UN automaticamente.
- Unidade de venda + Fator de conversão: para quem estoca em uma unidade e vende em outra. Exemplo: estoca em UN, vende em CX, fator 6 → cada caixa vendida baixa 6 unidades do estoque. O fator de conversão só é aceito com a unidade de venda preenchida.
- Estoque mínimo e máximo: opcionais, e o mínimo nunca pode ser maior que o máximo. São eles que definem os alertas de nível (ver Estoque).
- Peso, volume (ml), peso líquido/bruto e dimensões: informativos, usados em logística, marketplaces e nota fiscal.
- Controle de lote e de validade: marcadores informativos — quando ligados, os campos de lote e validade ficam disponíveis no registro da movimentação.
Ficha técnica e vitrine
- Ficha técnica (atributos): campos livres, definidos por você, para descrever características do segmento (tipo de cabelo, fragrância, apresentação, etc.).
- Compatibilidade de marcas e modelos: listas livres de texto.
- Mostrar no site: liga o produto na vitrine pública.
- Ordem no site: define a posição. Se você ligar o produto no site sem informar a ordem, o sistema coloca ele no fim da lista atual, para não passar na frente dos produtos que você já tinha priorizado. Você pode reordenar depois.
- Quais campos aparecem no site: você escolhe campo a campo o que fica visível (descrição, categoria, fabricante, marca, série, modelos, características, disponibilidade, fotos). Se você não escolher nada, todos aparecem.
- Disponibilidade: Disponível ou Indisponível — é o selo mostrado na vitrine.
Fotos, documentos e PDF
- Cada produto aceita várias fotos e documentos em PDF (manuais, fichas técnicas).
- O sistema gera um PDF do produto com a logo do site — útil para enviar por e-mail ou WhatsApp ao cliente. Vendedores também podem gerar esse PDF.
Inativar × Excluir
- Inativar: o produto sai das listas de seleção, mas continua no histórico.
- Excluir: arquiva o produto. Só o administrador do CRM pode.
Clientes
Cadastro dos compradores. É usado nas vendas, nas contas a receber e, se você usa o módulo fiscal, como destinatário da nota.
Regras de clientes
- Tipo de pessoa é obrigatório: Física (CPF) ou Jurídica (CNPJ).
- O documento é validado de verdade, com o cálculo oficial dos dígitos verificadores. CPF ou CNPJ inválido é recusado no ato. O sistema já aceita o CNPJ alfanumérico (novo padrão da Receita Federal).
- Você pode digitar o documento com ou sem máscara — o sistema normaliza sozinho.
- Ao trocar o tipo de pessoa, o documento do tipo anterior é limpo automaticamente (um cliente nunca fica com CPF e CNPJ ao mesmo tempo).
- E-mail precisa ter formato válido. UF deve ter 2 letras maiúsculas.
- Código do município (IBGE), quando informado, é conferido contra o catálogo oficial. Um código inexistente é bloqueado aqui, em vez de derrubar a emissão da nota fiscal depois.
- Indicador de Inscrição Estadual, quando informado, aceita apenas: 1 (contribuinte de ICMS), 2 (isento) ou 9 (não contribuinte).
- Vendedores podem cadastrar e editar clientes; excluir é do administrador.
- Um cliente só pode ser usado em vendas e contas da própria empresa.
Estoque
O estoque do CRM trabalha com dois saldos por produto:
- Disponível — o que pode ser vendido agora.
- Reservado — o que já está comprometido com uma venda confirmada mas ainda não saiu.
Como o saldo muda
| Movimento | Origem | Disponível | Reservado |
|---|---|---|---|
| Entrada (compra) | Manual ou recebimento de pedido de compra | aumenta | — |
| Saída por venda | Automático (expedição ou venda de balcão) | diminui | — |
| Ajuste positivo | Manual (encontrou item, devolução) | aumenta | — |
| Ajuste negativo | Manual (correção) | diminui | — |
| Reserva | Automático (confirmação da venda) | diminui | aumenta |
| Estorno de reserva | Automático (cancelamento ou expedição) | aumenta | diminui |
| Inventário | Manual (contagem física) | fixa o saldo no valor contado | — |
| Quebra / perda | Manual | diminui | — |
Você só lança manualmente: Entrada (compra), Ajuste positivo, Ajuste negativo, Inventário e Quebra. Reserva, estorno de reserva e saída por venda são gerados automaticamente pelo fluxo da venda — por isso não aparecem na tela de movimentação.
Regras de estoque
- Produto sem controle de estoque não movimenta. Ligue o controle no cadastro do produto antes de tentar qualquer lançamento.
- A quantidade informada é sempre positiva. É o tipo do movimento que decide se soma ou subtrai.
- No Inventário você informa o saldo final, não a diferença. O sistema registra o saldo anterior e fixa o novo valor — o movimento vira o comprovante da contagem.
- A quebra exige justificativa: motivo obrigatório (dano físico, vencido, extravio/furto, reprovado no controle de qualidade, outro) e uma observação com no mínimo 5 caracteres. O motivo só pode ser informado em movimentos de quebra.
- O saldo nunca fica negativo. Se o lançamento deixaria o disponível abaixo de zero, ele é recusado com a informação do saldo atual e do que foi pedido. O mesmo vale para estornar mais reserva do que existe.
- Cada movimento guarda: saldo antes, saldo depois, usuário, data, documento de origem, custo unitário, observação e — quando aplicável — lote e validade.
- Documento de origem: movimentos automáticos são identificados por
VND-<número da venda>ouPC-<número do pedido de compra>, o que permite rastrear qualquer variação de saldo até o pedido que a causou.
Níveis de estoque
O sistema classifica cada produto para facilitar a reposição:
| Nível | Quando |
|---|---|
| Crítico | Disponível igual a zero |
| Baixo | Disponível menor ou igual ao estoque mínimo cadastrado |
| Excesso | Disponível maior que o estoque máximo cadastrado |
| Normal | Nenhum dos casos acima |
| Sem controle | Produto com controle de estoque desligado |
Produtos sem mínimo/máximo cadastrado nunca aparecem como Baixo ou Excesso — só como Crítico (zerado) ou Normal. Preencher esses limites é o que liga os alertas do dashboard.
Como usar
- A tela principal lista os saldos com filtros por busca, categoria e nível.
- Clicando em um produto você vê o histórico completo de movimentações, filtrável por tipo e por período.
- Um produto novo, que ainda nunca foi movimentado, aparece com saldo zero (não como erro).
Vendas
O pedido de venda percorre um ciclo de etapas. Cada etapa tem uma regra de entrada e um efeito no estoque e no financeiro.
O ciclo
Todas as transições possíveis e a ação que dispara cada uma:
| De | Ação | Para |
|---|---|---|
| Novo | confirmar | Confirmado |
| Novo | faturar no balcão | Entregue |
| Novo | cancelar | Cancelado |
| Confirmado | iniciar separação | Separando |
| Confirmado | cancelar | Cancelado |
| Separando | marcar pronto | Pronto p/ expedir |
| Separando | cancelar | Cancelado |
| Pronto p/ expedir | expedir | Expedido |
| Pronto p/ expedir | cancelar | Cancelado |
| Expedido | registrar entrega | Entregue |
| Expedido | devolver | Devolvido |
| Entregue | devolver | Devolvido |
Cancelado e Devolvido são estados finais: a venda não sai mais deles.
O que acontece em cada etapa
| Etapa | Quem faz | Efeito no estoque | Efeito no financeiro |
|---|---|---|---|
| Novo | Vendedor / Admin | nenhum | nenhum |
| Confirmado | Vendedor / Admin | reserva todos os itens | cria a Conta a Receber |
| Separando | Admin | nenhum (já reservado) | — |
| Pronto p/ expedir | Admin | nenhum | — |
| Expedido | Admin | baixa o estoque e libera a reserva | — |
| Entregue | Admin | nenhum (só registro) | — |
| Devolvido | Admin | devolve os itens ao estoque | — |
| Cancelado | Admin | libera a reserva, se houver | cancela a Conta a Receber |
| Faturar no balcão | Vendedor / Admin | baixa o estoque na hora | cria a Conta a Receber |
Regras de edição
- Só a venda em Novo pode ser editada. Itens, cliente, preços, descontos, datas e observações ficam congelados a partir da confirmação. Se precisar mudar algo depois, cancele e refaça — isso preserva a coerência com o estoque e com o financeiro.
- Só a venda em Novo pode ser excluída. Nos demais status, use o cancelamento.
- Não é possível transferir uma venda para outra empresa.
- O número da venda é gerado pelo sistema (VND-1, VND-2, …), sequencial por empresa.
Regras dos itens
- Cada item tem produto, quantidade, preço unitário e desconto.
- O desconto de um item não pode ultrapassar o valor bruto desse item (quantidade × preço).
- O produto precisa ser da mesma empresa da venda.
- O sistema recalcula sozinho valor bruto, desconto total e valor total a cada alteração.
- Unidade de venda: se o produto tem embalagem de venda configurada (ex.: CX com fator 6), o item guarda a unidade escolhida e o fator do momento da venda — mudanças posteriores no cadastro do produto não alteram pedidos já feitos.
Confirmação
Ao confirmar, o sistema tenta reservar todos os itens de uma vez:
- Venda sem itens não pode ser confirmada.
- Se qualquer item não tiver saldo suficiente, nada é reservado e a venda continua em Novo. A tela mostra quais produtos faltaram, com o disponível e o pedido, e oferece o atalho para a tela de Estoque — a orientação é fazer a entrada dos itens antes de finalizar a venda.
- Confirmada, é criada automaticamente uma Conta a Receber com a descrição "Venda VND-número" e vencimento em 30 dias.
Venda de balcão
Atalho para lojas e operações sem etapa logística: leva a venda de Novo direto para Entregue, dando baixa no estoque na hora (sem passar por reserva, separação ou expedição) e gerando a Conta a Receber normalmente. Os itens são marcados como totalmente separados e expedidos. Uma devolução posterior segue o mesmo caminho da devolução comum.
Separação
- Só pode ser iniciada a partir de Confirmado.
- A separação é registrada item a item, e a quantidade informada é a quantidade separada agora (não o acumulado). O sistema soma ao que já havia sido separado.
- Não é possível separar mais do que o solicitado — o sistema informa quanto ainda resta.
- Separar não mexe no estoque: a reserva já foi feita na confirmação.
- Para marcar como Pronto p/ expedir, todos os itens precisam estar totalmente separados. A venda sai inteira, não em partes.
Expedição
- Só a partir de Pronto p/ expedir.
- Dá baixa definitiva no estoque e, ao mesmo tempo, libera a reserva (sem isso a quantidade seria descontada duas vezes).
- Você pode registrar transportadora, código de rastreio, peso, valor do frete, previsão de entrega e observação — todos opcionais.
- A partir daqui a venda tem uma ficha de expedição consultável.
Entrega e devolução
- Entrega: registra quem recebeu e quando. Se você não informar a data, o sistema usa a data e hora do registro. Não mexe no estoque.
- Devolução: possível a partir de Expedido ou Entregue. Devolve todos os itens ao estoque e grava o motivo. A devolução é total — não há devolução parcial.
Cancelamento
- Possível em Novo, Confirmado, Separando e Pronto p/ expedir.
- Não é possível cancelar depois de expedir — nesse ponto o caminho é registrar a devolução.
- Se a venda já tinha reserva ativa, ela é liberada.
- A Conta a Receber vinculada é cancelada automaticamente, com o motivo informado.
- O sistema grava quem cancelou, quando e por quê.
Consulta
A listagem de vendas filtra por texto (número ou cliente), status, cliente e período de emissão. A tela de detalhe mostra os itens, os totais, a linha do tempo (criada, confirmada, separando, pronta, expedida, entregue — mais cancelada/devolvida quando for o caso) e os dados da expedição.
Canal de origem
Cada venda registra por onde ela entrou: Direto (criada no CRM) ou um dos marketplaces integrados (Mercado Livre, Amazon, Magalu, Shopee, Americanas, Via, AliExpress). Isso permite separar o faturamento por canal e identificar pedidos que vieram de fora.
Quadro Kanban de vendas
Visualização das vendas em colunas, como um quadro de post-its.
Regras do Kanban
- Sem configuração, o quadro mostra uma coluna por status, na ordem do ciclo: Novo, Confirmado, Separando, Pronto p/ Expedir, Expedido, Entregue, Cancelado, Devolvido — cada uma com uma cor padrão. Você já tem um quadro funcional sem configurar nada.
- Configurando as colunas, você define título, ordem, cor e quais status entram em cada coluna. Uma coluna pode agrupar vários status (ex.: uma coluna "Em separação" que reúne Separando e Pronto p/ expedir).
- Cada coluna precisa de pelo menos um status.
- A ordem é única: não existem duas colunas na mesma posição. Para reposicionar, edite a coluna existente.
- ⚠️ Atenção: se você configurar colunas e esquecer de incluir algum status, as vendas naquele status não aparecem no quadro. Elas continuam existindo e visíveis na listagem de vendas — mas somem do Kanban. Ao montar seu quadro, verifique se todos os status que você usa estão cobertos.
- Configurar colunas é exclusivo do administrador do CRM. Vendedores visualizam o quadro.
Compras e fornecedores
O sistema mantém o ciclo de compra ligado ao estoque e ao financeiro:
| De | Ação | Para |
|---|---|---|
| Rascunho | enviar | Enviado |
| Rascunho | cancelar | Cancelado |
| Enviado | receber parte dos itens | Recebido parcial |
| Enviado | receber tudo | Recebido |
| Enviado | cancelar | Cancelado |
| Recebido parcial | receber o restante | Recebido |
Regras de compras
- O pedido é feito para um fornecedor e recebe número sequencial automático por empresa (PC-1, PC-2, …).
- Só o rascunho pode ser editado. Depois de enviado, os itens ficam congelados.
- Enviar o pedido cria automaticamente a Conta a Pagar com a descrição "Pedido de Compra PC-número" e vencimento em 30 dias.
- Pedido sem itens não pode ser enviado.
- Recebimento: é registrado item a item, informando a quantidade recebida agora. Cada recebimento gera uma entrada de estoque identificada pelo número do pedido. Não é possível receber mais do que foi pedido.
- O status se ajusta sozinho: recebeu tudo → Recebido; recebeu parte → Recebido parcial.
- Cancelamento só é permitido antes de qualquer recebimento — depois que a mercadoria entrou, cancelar deixaria o estoque inconsistente. Nesse caso, o caminho é fazer um ajuste negativo de estoque e reduzir a quantidade do item.
- Excluir só é possível enquanto o pedido estiver em rascunho; nos demais casos, use o cancelamento.
Situação atual das telas: o ciclo de compras está disponível no sistema e alimenta estoque e financeiro, mas ainda não tem tela própria no painel web. Na prática, hoje as entradas de mercadoria são registradas pela tela de Estoque → Movimentar → Entrada (compra), e as contas a pagar são criadas manualmente no Financeiro (onde o fornecedor pode ser selecionado normalmente).
Financeiro (Contas a Receber e a Pagar)
O financeiro trabalha com dois lados espelhados — Contas a Receber (clientes) e Contas a Pagar (fornecedores) — que seguem exatamente as mesmas regras.
De onde vêm as contas
| Origem | Gera |
|---|---|
| Venda confirmada (ou faturada no balcão) | Conta a Receber, vencimento em 30 dias |
| Pedido de compra enviado | Conta a Pagar, vencimento em 30 dias |
| Criação manual | Conta a Receber ou a Pagar, com vencimento que você definir |
Contas criadas automaticamente ficam vinculadas ao documento de origem — a conta mostra de qual venda ou pedido ela nasceu.
Status
| Status | Significado |
|---|---|
| Aberto | Nada foi pago ainda |
| Parcial | Já recebeu parte do valor |
| Quitado | Valor totalmente pago (a data da quitação é registrada) |
| Cancelado | Conta anulada, manualmente ou pelo cancelamento da venda/pedido de origem |
"Vencido" não é um status — é uma condição calculada na hora: conta Aberta ou Parcial cuja data de vencimento já passou. Por isso uma conta nunca precisa ser "reclassificada": basta ser paga que ela sai da lista de vencidas.
Baixa (pagamento/recebimento)
- Só contas Abertas ou Parciais aceitam baixa. Conta quitada ou cancelada, não.
- O valor da baixa não pode ultrapassar o saldo restante.
- A baixa pode ser parcial: quantas forem necessárias até quitar.
- O status muda sozinho: pagou parte → Parcial; completou o valor → Quitado.
- Cada baixa registra forma de pagamento (PIX, Boleto, Cartão de crédito, Cartão de débito, Dinheiro, Transferência), data, banco/conta, número do documento e observação.
- Todo o histórico de baixas fica disponível na conta, com o valor pago antes e depois de cada lançamento.
Estorno
- O estorno reverte uma baixa específica e devolve o valor ao saldo em aberto.
- Cada baixa só pode ser estornada uma vez — tentar estornar de novo é recusado.
- Só é possível estornar uma baixa (não é possível estornar um estorno).
- Conta cancelada não aceita estorno.
- Após o estorno, a conta é reclassificada: volta para Aberto se o valor pago zerar, ou para Parcial se ainda restar algum pagamento.
- O estorno cria um lançamento próprio no histórico, apontando para a baixa que ele reverteu.
Cancelamento da conta
- Conta já cancelada não pode ser cancelada de novo.
- Conta quitada não pode ser cancelada — é preciso estornar as baixas antes.
- O sistema registra quem cancelou, quando e o motivo.
Painel do Financeiro
A tela mostra quatro indicadores para cada lado (receber e pagar):
- Em aberto — contas não pagas e ainda dentro do prazo
- Vencido — contas não pagas com vencimento passado
- A vencer (7 dias) — o que vence de hoje até daqui a uma semana
- Quitado no mês — o que foi efetivamente liquidado no mês corrente
E o saldo líquido do mês = recebido no mês − pago no mês. Pode ser negativo, quando saiu mais do que entrou.
A listagem filtra por texto, status, cliente/fornecedor, período de vencimento e a marcação "apenas vencidos".
Dashboard do CRM
Painel de abertura do módulo, com três blocos:
Cadastros — total de produtos, fabricantes, marcas, séries, clientes e vendedores ativos.
Leads — quantos leads o site trouxe nesta semana, neste mês e neste ano.
Vendas e faturamento —
- vendas por status;
- pipeline em aberto (de Novo até Pronto p/ expedir);
- faturamento (vendas expedidas e entregues, excluindo canceladas e devolvidas);
- faturamento dos últimos 6 meses;
- ticket médio;
- top 5 clientes por valor.
Alertas de estoque — produtos em nível Crítico ou Baixo, com o disponível e o mínimo cadastrado, para agir na reposição. Se nenhum produto tiver mínimo cadastrado, esta lista fica vazia.
Caixa de e-mail corporativa dentro do CRM, para centralizar negociações e atendimento sem sair do sistema.
Conectar uma conta
Três tipos de provedor são aceitos:
| Provedor | Como autentica |
|---|---|
| Google Workspace / Gmail | Login pela própria Google, autorizando o acesso |
| Microsoft Outlook / Office 365 | Login pela própria Microsoft, autorizando o acesso |
| IMAP/SMTP genérico | E-mail e senha (ou senha de aplicativo) + servidor e porta. Cobre Yahoo, Zoho, iCloud, cPanel, Zimbra e provedores próprios |
Depois de cadastrar, use Testar conexão: se a comunicação funcionar, a conta é ativada. Enquanto não passar no teste, ela não sincroniza.
Sincronização
- A caixa é sincronizada automaticamente, no intervalo que você escolher: 1, 2, 5, 10, 15, 30 minutos ou 1 hora (padrão: 5 minutos).
- A sincronização automática pode ser desligada por conta.
- Você pode forçar uma sincronização imediata a qualquer momento.
Uso do dia a dia
- Caixa de entrada com filtros por conta, por lidas/não lidas e por tipo.
- Ler uma mensagem busca o conteúdo no provedor na hora e marca a mensagem como lida.
- Baixar anexos individualmente.
- Responder uma mensagem ou escrever um e-mail novo, com anexos, pela conta conectada. Vários destinatários são separados por vírgula.
Regras de envio automático
Você pode configurar o sistema para encaminhar automaticamente certos eventos pela conta de e-mail conectada ao CRM:
| Evento | O que é enviado |
|---|---|
| Lead do site | A mensagem recebida no formulário de contato do site |
| Currículo recebido (RH · Vagas) | A candidatura, com o currículo em anexo quando houver |
Regras podem ser ligadas e desligadas sem serem apagadas.
Permissões
Vendedores usam a caixa (sincronizar, ler, responder, enviar). Conectar, editar, remover contas e criar regras é do administrador do CRM.
Site institucional e Leads
O módulo CRM também controla o site público da empresa. É um grupo separado no menu (Site), disponível para o administrador do CRM.
O que dá para editar
Páginas, menu de navegação, serviços, segmentos de atuação, máquinas à venda, rodapé, dados de contato, botão de WhatsApp, configurações gerais e SEO, além dos produtos que aparecem na vitrine (configurados no próprio cadastro do produto — ver Ficha técnica e vitrine).
Publicação
Alterações no conteúdo não vão ao ar imediatamente. Use o botão Publicar para atualizar o site. Se a publicação não completar por algum motivo, o site se atualiza sozinho em até 60 segundos — nenhuma alteração se perde.
Domínios
- Cada domínio cadastrado recebe uma chave de acesso própria, gerada automaticamente.
- Depois de apontar o DNS, marque o domínio como verificado.
- A chave pode ser rotacionada a qualquer momento — a chave antiga deixa de valer imediatamente, o que exige atualizar a configuração do site.
Leads
Toda mensagem enviada pelo formulário de contato do site vira um lead no CRM.
- Proteção contra spam: no máximo 10 envios do mesmo endereço a cada 10 minutos.
- Se você configurar um e-mail de notificação nas configurações do site, cada lead é encaminhado para lá.
- Se houver uma regra de envio automático de "Lead do site" configurada em E-mail, o lead também é encaminhado pela conta conectada (ex.: vendas@).
- O lead identifica o que o visitante estava vendo (produto, serviço ou máquina), o que ajuda a qualificar o contato.
- Os leads são gerenciados em um Kanban com quatro colunas: Novo → Em atendimento → Convertido → Descartado. Ao mover o lead de coluna você pode registrar notas internas do atendimento.
- O contador do dashboard (semana/mês/ano) usa exatamente esses leads.
Vendedores (usuários do CRM)
O administrador do CRM cadastra os vendedores da própria empresa.
Regras de vendedores
- O vendedor é criado sempre na empresa do administrador — não é possível criar usuário para outra empresa.
- O e-mail é o login e precisa ser único no sistema inteiro. E-mail já cadastrado é recusado.
- É possível ativar/inativar um vendedor sem apagá-lo (útil para afastamentos). Inativado, ele não consegue mais entrar no sistema.
- Excluir arquiva o usuário e o vínculo com a empresa.
- Só usuários do tipo vendedor podem ser gerenciados aqui — o administrador não se remove nem se altera por esta tela.
- Todos os usuários do CRM veem a lista de vendedores; criar, ativar/inativar e excluir é exclusivo do administrador.
Mensagens de bloqueio mais comuns e o que fazer
| Mensagem | Por que aconteceu | O que fazer |
|---|---|---|
| "Módulo CRM não está habilitado para a empresa X" | O módulo não está contratado/ligado | Habilite o CRM em Empresas → Editar → Módulos contratados |
| "Estoque insuficiente" (na confirmação da venda) | Um ou mais itens não têm saldo disponível | Faça a entrada dos itens em Estoque e confirme novamente. A tela mostra exatamente quais produtos faltaram |
| "Saldo insuficiente: disponível = X, solicitado = Y" | O movimento deixaria o estoque negativo | Confira o saldo real; se houver divergência, use o Inventário para acertar a contagem |
| "Produto X não tem controle de estoque ativado" | Tentou movimentar um produto com o controle desligado | Ligue o Controle de estoque no cadastro do produto |
| "Venda em status X não pode ser editada" | A venda já saiu de Novo | Cancele e refaça, ou siga o fluxo a partir do status atual |
| "Apenas vendas em NOVO podem ser confirmadas" | A venda já foi confirmada ou está em outro estágio | Confira o status na tela de detalhe |
| "Existem itens não totalmente separados" | Tentou marcar como pronto antes de separar tudo | Conclua a separação de todos os itens |
| "Qtde separada excede o saldo restante" | Informou mais do que ainda falta separar | Informe apenas a quantidade separada agora, não o acumulado |
| "Desconto excede o valor bruto do item" | O desconto ficou maior que quantidade × preço | Reduza o desconto |
| "Já existe um produto com o SKU X nesta empresa" | SKU duplicado | Use outro SKU ou edite o produto existente |
| "Já existe uma categoria/linha/marca com este nome" | Nome duplicado (maiúsculas e minúsculas não diferenciam) | Use outro nome ou edite o cadastro existente |
| "Documento (CPF/CNPJ) ausente ou inválido" | O documento não passou na validação oficial | Confira os dígitos; verifique se o tipo de pessoa está correto |
| "Estoque mínimo não pode ser maior que o máximo" | Faixa invertida no cadastro do produto | Corrija os limites |
| "tipoPecaId só pode ser informado quando tipo = PECA" | Selecionou Tipo de Peça em produto que não é peça | Mude o Tipo para Peça ou remova o Tipo de Peça |
| "Fator de conversão exige a unidade de venda definida" | Informou o fator sem a unidade de venda | Preencha a unidade de venda (ex.: CX) |
| "Quebra de estoque exige o motivo" / "…exige uma observação descritiva" | Faltou justificar a perda | Selecione o motivo e escreva uma observação com pelo menos 5 caracteres |
| "Valor da baixa excede o saldo restante" | Baixa maior que o que falta pagar | Ajuste o valor para no máximo o saldo |
| "Esta baixa já foi estornada anteriormente" | Estorno em duplicidade | Confira o histórico da conta |
| "Conta QUITADA não pode ser cancelada" | Tentou cancelar conta já paga | Estorne as baixas primeiro e depois cancele |
| "Pedido já tem itens recebidos" | Tentou cancelar compra parcialmente recebida | Faça um ajuste negativo de estoque e reduza a quantidade do item |
| "Já existe coluna na ordem N" | Duas colunas do Kanban na mesma posição | Edite a coluna existente em vez de criar outra |
| "E-mail já cadastrado" | Login em uso por outro usuário | Use outro e-mail |
Módulos que conversam com o CRM
O CRM não trabalha sozinho. Se contratados, estes módulos se apoiam nos mesmos cadastros:
| Módulo | Como se conecta ao CRM |
|---|---|
| Fiscal | Emite NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e e MDF-e usando os produtos e os clientes cadastrados no CRM. Os campos NCM, CEST, EAN, código do município e indicador de IE existem no cadastro justamente para isso |
| E-commerce | Integra marketplaces (Mercado Livre, Amazon, Magalu, Shopee, Americanas, Via, AliExpress). Pedidos recebidos viram vendas no CRM, com o canal de origem identificado, e consomem o mesmo estoque |
| Atendimento (WhatsApp) | Conversas e funil de vendas por WhatsApp |
| RH | Vagas e candidaturas. As candidaturas podem ser encaminhadas pela caixa de e-mail do CRM |
| Oficina | Ordens de serviço de reparo, reaproveitando clientes, produtos e estoque do CRM |
Cada um é contratado separadamente e aparece no menu apenas quando habilitado para a empresa.
Documento elaborado a partir do comportamento efetivo do sistema (backend e painel web). Em caso de divergência entre este manual e o que a tela faz, reporte ao suporte.