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Módulo CRM — Manual e Regras de Negócio

Para quem é este documento: usuários do módulo CRM (administradores e vendedores). O que você encontra aqui: tudo o que o módulo faz, como usar cada tela e, principalmente, as regras que o sistema aplica — o que ele bloqueia, o que ele calcula sozinho e por quê.

O que é o módulo CRM

O CRM é o módulo comercial do sistema. Ele cobre o ciclo completo da operação de venda:

Catálogo → Estoque → Venda → Expedição → Financeiro

E mais os apoios em volta desse ciclo: cadastro de clientes, caixa de e-mail corporativa, site institucional com captação de leads e um painel de indicadores.

Em uma frase: o CRM é onde você cadastra o que vende, para quem vende, controla o que tem em estoque, registra a venda do orçamento até a entrega e acompanha o dinheiro a receber e a pagar.

Mapa do menu

MenuPara que serve
Dashboard CRMVisão geral: catálogo, vendas, faturamento, leads e alertas de estoque
ProdutosCatálogo de produtos, com dados comerciais, fiscais, fotos e documentos
LinhaLinhas comerciais de produto (ex.: "Raiz Latina")
CategoriasClassificação principal do produto
Tipos de PeçaSubclassificação usada apenas em produtos do tipo Peça
FabricantesQuem fabrica o produto
MarcasMarca comercial do produto
SériesSérie/família do produto
ClientesCadastro de clientes pessoa física e jurídica
VendasPedidos de venda, do rascunho à entrega, em lista ou em Kanban
EstoqueSaldos, movimentações, inventário e quebras
FinanceiroContas a receber e a pagar, baixas, estornos e indicadores
E-mailCaixa corporativa conectada ao Gmail, Outlook ou IMAP/SMTP
VendedoresCadastro dos usuários vendedores da empresa
Site (grupo separado)Conteúdo do site institucional, domínios, publicação e leads

Antes de começar

Três condições precisam estar atendidas para o CRM funcionar:

  1. O módulo CRM precisa estar contratado e habilitado para a sua empresa. Se não estiver, o grupo CRM nem aparece no menu, e qualquer tentativa de cadastro é recusada com a mensagem "Módulo CRM não está habilitado para a empresa X". A habilitação é feita no cadastro da empresa, em Módulos contratados.

  2. Cada usuário pertence a uma empresa. O sistema descobre a empresa pelo seu login — você nunca vai ver nem conseguir alterar dados de outra empresa.

  3. A ordem dos cadastros importa. O caminho mais curto para começar a vender é:

    Categorias  →  Produtos  →  (Estoque: entrada inicial)  →  Clientes  →  Vendas
    

    Fabricantes, Marcas, Séries, Linhas e Tipos de Peça são opcionais e podem ser cadastrados depois, conforme a necessidade do seu catálogo.


Perfis de acesso e o que cada um pode fazer

O CRM tem dois perfis próprios:

  • Administrador do CRM — responde pelo módulo dentro da empresa. Faz tudo.
  • Vendedor — perfil operacional de vendas. Foca em cliente, pedido e consulta.

Além deles, o dono da empresa e a equipe interna de suporte também têm acesso, com permissões equivalentes às do administrador.

O que cada perfil pode fazer

AçãoAdministrador do CRMVendedor
Consultar produtos, estoque, vendas, financeiro e dashboards
Cadastrar e editar clientes
Excluir cliente
Cadastrar e editar produtos e cadastros de apoio
Adicionar/remover fotos e documentos do produto
Gerar o PDF do produto
Criar e editar venda (enquanto estiver em Novo)
Confirmar venda e Faturar no balcão
Separar, marcar pronto, expedir, registrar entrega e devolução
Cancelar venda
Excluir venda em Novo
Movimentar estoque (entradas, ajustes, inventário, quebra)
Criar conta, dar baixa, estornar e cancelar no Financeiro
Configurar as colunas do Kanban
Ler, responder e enviar e-mails; sincronizar a caixa
Conectar/remover conta de e-mail e criar regras automáticas
Gerenciar vendedores
Gerenciar o Site e os Leads

Regra de ouro do vendedor: ele conduz a venda até a confirmação (ou o faturamento de balcão). A partir daí, as etapas logísticas e financeiras são do administrador.


Regras que valem para o módulo inteiro

Estas regras se aplicam a todas as telas do CRM:

Isolamento por empresa

Todo registro pertence a uma empresa e só é visível para ela. O sistema valida isso em cada operação: não é possível usar um produto, cliente ou fornecedor de outra empresa dentro de um pedido, nem transferir um registro para outra empresa depois de criado.

Nada é apagado de verdade

Excluir, no CRM, significa arquivar. O registro sai das listagens e das buscas, mas continua guardado para preservar o histórico (uma venda antiga continua mostrando o produto que foi vendido, mesmo que o produto tenha sido excluído depois).

Vários cadastros têm duas ações distintas:

  • Inativar — tira de circulação, mas o registro continua visível na listagem como inativo.
  • Excluir — arquiva por completo.

Numeração automática

Vendas e pedidos de compra recebem número sequencial gerado pelo sistema, por empresa. Você não digita o número. Duas pessoas criando pedidos ao mesmo tempo nunca recebem o mesmo número.

Nomes duplicados são bloqueados

Nos cadastros de apoio (categorias, linhas, marcas, séries, tipos de peça), o sistema recusa um nome que já exista na empresa, ignorando maiúsculas e minúsculas — "Raiz Latina" e "raiz latina" são consideradas a mesma coisa.

Rastreabilidade

Movimentações de estoque, baixas financeiras, cancelamentos e devoluções gravam quem fez, quando e por quê. Movimentos de estoque e financeiro ainda guardam o saldo antes e depois da operação, o que permite reconstruir a história inteira de um produto ou de uma conta.

Tudo ou nada

Operações que tocam mais de um lugar ao mesmo tempo (confirmar uma venda mexe no estoque e cria uma conta a receber) são aplicadas por inteiro ou desfeitas por inteiro. Se um item da venda não tiver saldo, nada é reservado e a venda continua como estava.


Cadastros de apoio

São as classificações usadas para organizar o catálogo. Todos seguem o mesmo comportamento: nome obrigatório e único na empresa, descrição opcional, ações de editar, inativar e excluir.

CadastroO que éObrigatório no produto?
CategoriaClassificação principal do produtoSim, no formulário de produto do CRM
LinhaLinha comercial, válida para qualquer tipo de produtoNão
Tipo de PeçaDetalhamento da peça (ex.: "Caneca de Ruptura", "Mola Industrial")Não — e só pode ser usado em produtos do tipo Peça
FabricanteQuem fabricaNão
MarcaMarca comercialNão
SérieSérie ou família do produtoNão

Regras dos cadastros

  • Categoria, Linha, Tipo de Peça, Marca e Série são cadastrados por empresa e só aparecem para ela.
  • Linha × Tipo de Peça: a Linha serve para qualquer produto; o Tipo de Peça só faz sentido em peças. Se você marcar um Tipo de Peça em um produto que não é Peça, o sistema recusa o cadastro.
  • Inativar um cadastro que já está inativo é recusado ("Categoria já está inativa").
  • Excluir é exclusivo do administrador do CRM.
  • Excluir uma categoria não apaga os produtos que a usavam.

Produtos

O produto é o centro do módulo: ele alimenta a venda, o estoque, o financeiro, o site e a emissão fiscal. O cadastro é dividido em blocos.

Identificação

CampoRegra
Nome (título)Obrigatório. É o que aparece no card do site e nas listas. Sem ele, o site mostraria um título montado automaticamente (categoria + fabricante + marca + série), o que confunde o visitante
CategoriaObrigatória no formulário do CRM
Código de referênciaOpcional, livre, até 50 caracteres
DescriçãoOpcional, até 5.000 caracteres
Descrição rica (HTML)Texto formatado, usado principalmente na vitrine
Processo resumido / Legenda da imagemTextos curtos de apoio ao site

Classificação

  • Tipo do produto: Equipamento, Peça, Material ou Outro. Produtos antigos sem classificação ficam como Outro.
  • Tipo de Peça: só pode ser preenchido quando o Tipo for Peça.
  • Fabricante, Marca, Série e Linha: todos opcionais. Uma peça avulsa ou um material de consumo pode ser cadastrado sem fabricante identificado.
  • Todos os vínculos precisam pertencer à mesma empresa do produto.

Dados comerciais e fiscais

CampoRegra
SKUCódigo interno. Único por empresa — se repetir, o sistema avisa e informa qual produto já usa o código. De 1 a 50 caracteres: letras, números, ponto, hífen e underline
EAN / código de barras8, 12, 13 ou 14 dígitos numéricos
EAN da caixaMesma regra do EAN, para a embalagem coletiva
NCMExatamente 8 dígitos (usado na nota fiscal)
CESTExatamente 7 dígitos (usado na nota fiscal)
Preço de compra / Preço de vendaNão podem ser negativos. A margem de lucro é calculada automaticamente pelo sistema

Estoque e unidades

  • Controle de estoque vem ligado por padrão. Desligue apenas para produtos que você não quer controlar (serviços, itens sob encomenda). Produto com o controle desligado não aceita nenhuma movimentação de estoque e não entra nas vendas com reserva.
  • Unidade de estoque: até 6 caracteres maiúsculos (UN, KG, CX, M2…). Se você deixar em branco em um produto que controla estoque, o sistema assume UN automaticamente.
  • Unidade de venda + Fator de conversão: para quem estoca em uma unidade e vende em outra. Exemplo: estoca em UN, vende em CX, fator 6 → cada caixa vendida baixa 6 unidades do estoque. O fator de conversão só é aceito com a unidade de venda preenchida.
  • Estoque mínimo e máximo: opcionais, e o mínimo nunca pode ser maior que o máximo. São eles que definem os alertas de nível (ver Estoque).
  • Peso, volume (ml), peso líquido/bruto e dimensões: informativos, usados em logística, marketplaces e nota fiscal.
  • Controle de lote e de validade: marcadores informativos — quando ligados, os campos de lote e validade ficam disponíveis no registro da movimentação.

Ficha técnica e vitrine

  • Ficha técnica (atributos): campos livres, definidos por você, para descrever características do segmento (tipo de cabelo, fragrância, apresentação, etc.).
  • Compatibilidade de marcas e modelos: listas livres de texto.
  • Mostrar no site: liga o produto na vitrine pública.
  • Ordem no site: define a posição. Se você ligar o produto no site sem informar a ordem, o sistema coloca ele no fim da lista atual, para não passar na frente dos produtos que você já tinha priorizado. Você pode reordenar depois.
  • Quais campos aparecem no site: você escolhe campo a campo o que fica visível (descrição, categoria, fabricante, marca, série, modelos, características, disponibilidade, fotos). Se você não escolher nada, todos aparecem.
  • Disponibilidade: Disponível ou Indisponível — é o selo mostrado na vitrine.

Fotos, documentos e PDF

  • Cada produto aceita várias fotos e documentos em PDF (manuais, fichas técnicas).
  • O sistema gera um PDF do produto com a logo do site — útil para enviar por e-mail ou WhatsApp ao cliente. Vendedores também podem gerar esse PDF.

Inativar × Excluir

  • Inativar: o produto sai das listas de seleção, mas continua no histórico.
  • Excluir: arquiva o produto. Só o administrador do CRM pode.

Clientes

Cadastro dos compradores. É usado nas vendas, nas contas a receber e, se você usa o módulo fiscal, como destinatário da nota.

Regras de clientes

  • Tipo de pessoa é obrigatório: Física (CPF) ou Jurídica (CNPJ).
  • O documento é validado de verdade, com o cálculo oficial dos dígitos verificadores. CPF ou CNPJ inválido é recusado no ato. O sistema já aceita o CNPJ alfanumérico (novo padrão da Receita Federal).
  • Você pode digitar o documento com ou sem máscara — o sistema normaliza sozinho.
  • Ao trocar o tipo de pessoa, o documento do tipo anterior é limpo automaticamente (um cliente nunca fica com CPF e CNPJ ao mesmo tempo).
  • E-mail precisa ter formato válido. UF deve ter 2 letras maiúsculas.
  • Código do município (IBGE), quando informado, é conferido contra o catálogo oficial. Um código inexistente é bloqueado aqui, em vez de derrubar a emissão da nota fiscal depois.
  • Indicador de Inscrição Estadual, quando informado, aceita apenas: 1 (contribuinte de ICMS), 2 (isento) ou 9 (não contribuinte).
  • Vendedores podem cadastrar e editar clientes; excluir é do administrador.
  • Um cliente só pode ser usado em vendas e contas da própria empresa.

Estoque

O estoque do CRM trabalha com dois saldos por produto:

  • Disponível — o que pode ser vendido agora.
  • Reservado — o que já está comprometido com uma venda confirmada mas ainda não saiu.

Como o saldo muda

MovimentoOrigemDisponívelReservado
Entrada (compra)Manual ou recebimento de pedido de compraaumenta
Saída por vendaAutomático (expedição ou venda de balcão)diminui
Ajuste positivoManual (encontrou item, devolução)aumenta
Ajuste negativoManual (correção)diminui
ReservaAutomático (confirmação da venda)diminuiaumenta
Estorno de reservaAutomático (cancelamento ou expedição)aumentadiminui
InventárioManual (contagem física)fixa o saldo no valor contado
Quebra / perdaManualdiminui

Você só lança manualmente: Entrada (compra), Ajuste positivo, Ajuste negativo, Inventário e Quebra. Reserva, estorno de reserva e saída por venda são gerados automaticamente pelo fluxo da venda — por isso não aparecem na tela de movimentação.

Regras de estoque

  • Produto sem controle de estoque não movimenta. Ligue o controle no cadastro do produto antes de tentar qualquer lançamento.
  • A quantidade informada é sempre positiva. É o tipo do movimento que decide se soma ou subtrai.
  • No Inventário você informa o saldo final, não a diferença. O sistema registra o saldo anterior e fixa o novo valor — o movimento vira o comprovante da contagem.
  • A quebra exige justificativa: motivo obrigatório (dano físico, vencido, extravio/furto, reprovado no controle de qualidade, outro) e uma observação com no mínimo 5 caracteres. O motivo só pode ser informado em movimentos de quebra.
  • O saldo nunca fica negativo. Se o lançamento deixaria o disponível abaixo de zero, ele é recusado com a informação do saldo atual e do que foi pedido. O mesmo vale para estornar mais reserva do que existe.
  • Cada movimento guarda: saldo antes, saldo depois, usuário, data, documento de origem, custo unitário, observação e — quando aplicável — lote e validade.
  • Documento de origem: movimentos automáticos são identificados por VND-<número da venda> ou PC-<número do pedido de compra>, o que permite rastrear qualquer variação de saldo até o pedido que a causou.

Níveis de estoque

O sistema classifica cada produto para facilitar a reposição:

NívelQuando
CríticoDisponível igual a zero
BaixoDisponível menor ou igual ao estoque mínimo cadastrado
ExcessoDisponível maior que o estoque máximo cadastrado
NormalNenhum dos casos acima
Sem controleProduto com controle de estoque desligado

Produtos sem mínimo/máximo cadastrado nunca aparecem como Baixo ou Excesso — só como Crítico (zerado) ou Normal. Preencher esses limites é o que liga os alertas do dashboard.

Como usar

  • A tela principal lista os saldos com filtros por busca, categoria e nível.
  • Clicando em um produto você vê o histórico completo de movimentações, filtrável por tipo e por período.
  • Um produto novo, que ainda nunca foi movimentado, aparece com saldo zero (não como erro).

Vendas

O pedido de venda percorre um ciclo de etapas. Cada etapa tem uma regra de entrada e um efeito no estoque e no financeiro.

O ciclo

Todas as transições possíveis e a ação que dispara cada uma:

DeAçãoPara
NovoconfirmarConfirmado
Novofaturar no balcãoEntregue
NovocancelarCancelado
Confirmadoiniciar separaçãoSeparando
ConfirmadocancelarCancelado
Separandomarcar prontoPronto p/ expedir
SeparandocancelarCancelado
Pronto p/ expedirexpedirExpedido
Pronto p/ expedircancelarCancelado
Expedidoregistrar entregaEntregue
ExpedidodevolverDevolvido
EntreguedevolverDevolvido

Cancelado e Devolvido são estados finais: a venda não sai mais deles.

O que acontece em cada etapa

EtapaQuem fazEfeito no estoqueEfeito no financeiro
NovoVendedor / Adminnenhumnenhum
ConfirmadoVendedor / Adminreserva todos os itenscria a Conta a Receber
SeparandoAdminnenhum (já reservado)
Pronto p/ expedirAdminnenhum
ExpedidoAdminbaixa o estoque e libera a reserva
EntregueAdminnenhum (só registro)
DevolvidoAdmindevolve os itens ao estoque
CanceladoAdminlibera a reserva, se houvercancela a Conta a Receber
Faturar no balcãoVendedor / Adminbaixa o estoque na horacria a Conta a Receber

Regras de edição

  • Só a venda em Novo pode ser editada. Itens, cliente, preços, descontos, datas e observações ficam congelados a partir da confirmação. Se precisar mudar algo depois, cancele e refaça — isso preserva a coerência com o estoque e com o financeiro.
  • Só a venda em Novo pode ser excluída. Nos demais status, use o cancelamento.
  • Não é possível transferir uma venda para outra empresa.
  • O número da venda é gerado pelo sistema (VND-1, VND-2, …), sequencial por empresa.

Regras dos itens

  • Cada item tem produto, quantidade, preço unitário e desconto.
  • O desconto de um item não pode ultrapassar o valor bruto desse item (quantidade × preço).
  • O produto precisa ser da mesma empresa da venda.
  • O sistema recalcula sozinho valor bruto, desconto total e valor total a cada alteração.
  • Unidade de venda: se o produto tem embalagem de venda configurada (ex.: CX com fator 6), o item guarda a unidade escolhida e o fator do momento da venda — mudanças posteriores no cadastro do produto não alteram pedidos já feitos.

Confirmação

Ao confirmar, o sistema tenta reservar todos os itens de uma vez:

  • Venda sem itens não pode ser confirmada.
  • Se qualquer item não tiver saldo suficiente, nada é reservado e a venda continua em Novo. A tela mostra quais produtos faltaram, com o disponível e o pedido, e oferece o atalho para a tela de Estoque — a orientação é fazer a entrada dos itens antes de finalizar a venda.
  • Confirmada, é criada automaticamente uma Conta a Receber com a descrição "Venda VND-número" e vencimento em 30 dias.

Venda de balcão

Atalho para lojas e operações sem etapa logística: leva a venda de Novo direto para Entregue, dando baixa no estoque na hora (sem passar por reserva, separação ou expedição) e gerando a Conta a Receber normalmente. Os itens são marcados como totalmente separados e expedidos. Uma devolução posterior segue o mesmo caminho da devolução comum.

Separação

  • Só pode ser iniciada a partir de Confirmado.
  • A separação é registrada item a item, e a quantidade informada é a quantidade separada agora (não o acumulado). O sistema soma ao que já havia sido separado.
  • Não é possível separar mais do que o solicitado — o sistema informa quanto ainda resta.
  • Separar não mexe no estoque: a reserva já foi feita na confirmação.
  • Para marcar como Pronto p/ expedir, todos os itens precisam estar totalmente separados. A venda sai inteira, não em partes.

Expedição

  • Só a partir de Pronto p/ expedir.
  • baixa definitiva no estoque e, ao mesmo tempo, libera a reserva (sem isso a quantidade seria descontada duas vezes).
  • Você pode registrar transportadora, código de rastreio, peso, valor do frete, previsão de entrega e observação — todos opcionais.
  • A partir daqui a venda tem uma ficha de expedição consultável.

Entrega e devolução

  • Entrega: registra quem recebeu e quando. Se você não informar a data, o sistema usa a data e hora do registro. Não mexe no estoque.
  • Devolução: possível a partir de Expedido ou Entregue. Devolve todos os itens ao estoque e grava o motivo. A devolução é total — não há devolução parcial.

Cancelamento

  • Possível em Novo, Confirmado, Separando e Pronto p/ expedir.
  • Não é possível cancelar depois de expedir — nesse ponto o caminho é registrar a devolução.
  • Se a venda já tinha reserva ativa, ela é liberada.
  • A Conta a Receber vinculada é cancelada automaticamente, com o motivo informado.
  • O sistema grava quem cancelou, quando e por quê.

Consulta

A listagem de vendas filtra por texto (número ou cliente), status, cliente e período de emissão. A tela de detalhe mostra os itens, os totais, a linha do tempo (criada, confirmada, separando, pronta, expedida, entregue — mais cancelada/devolvida quando for o caso) e os dados da expedição.

Canal de origem

Cada venda registra por onde ela entrou: Direto (criada no CRM) ou um dos marketplaces integrados (Mercado Livre, Amazon, Magalu, Shopee, Americanas, Via, AliExpress). Isso permite separar o faturamento por canal e identificar pedidos que vieram de fora.


Quadro Kanban de vendas

Visualização das vendas em colunas, como um quadro de post-its.

Regras do Kanban

  • Sem configuração, o quadro mostra uma coluna por status, na ordem do ciclo: Novo, Confirmado, Separando, Pronto p/ Expedir, Expedido, Entregue, Cancelado, Devolvido — cada uma com uma cor padrão. Você já tem um quadro funcional sem configurar nada.
  • Configurando as colunas, você define título, ordem, cor e quais status entram em cada coluna. Uma coluna pode agrupar vários status (ex.: uma coluna "Em separação" que reúne Separando e Pronto p/ expedir).
  • Cada coluna precisa de pelo menos um status.
  • A ordem é única: não existem duas colunas na mesma posição. Para reposicionar, edite a coluna existente.
  • ⚠️ Atenção: se você configurar colunas e esquecer de incluir algum status, as vendas naquele status não aparecem no quadro. Elas continuam existindo e visíveis na listagem de vendas — mas somem do Kanban. Ao montar seu quadro, verifique se todos os status que você usa estão cobertos.
  • Configurar colunas é exclusivo do administrador do CRM. Vendedores visualizam o quadro.

Compras e fornecedores

O sistema mantém o ciclo de compra ligado ao estoque e ao financeiro:

DeAçãoPara
RascunhoenviarEnviado
RascunhocancelarCancelado
Enviadoreceber parte dos itensRecebido parcial
Enviadoreceber tudoRecebido
EnviadocancelarCancelado
Recebido parcialreceber o restanteRecebido

Regras de compras

  • O pedido é feito para um fornecedor e recebe número sequencial automático por empresa (PC-1, PC-2, …).
  • Só o rascunho pode ser editado. Depois de enviado, os itens ficam congelados.
  • Enviar o pedido cria automaticamente a Conta a Pagar com a descrição "Pedido de Compra PC-número" e vencimento em 30 dias.
  • Pedido sem itens não pode ser enviado.
  • Recebimento: é registrado item a item, informando a quantidade recebida agora. Cada recebimento gera uma entrada de estoque identificada pelo número do pedido. Não é possível receber mais do que foi pedido.
  • O status se ajusta sozinho: recebeu tudo → Recebido; recebeu parte → Recebido parcial.
  • Cancelamento só é permitido antes de qualquer recebimento — depois que a mercadoria entrou, cancelar deixaria o estoque inconsistente. Nesse caso, o caminho é fazer um ajuste negativo de estoque e reduzir a quantidade do item.
  • Excluir só é possível enquanto o pedido estiver em rascunho; nos demais casos, use o cancelamento.

Situação atual das telas: o ciclo de compras está disponível no sistema e alimenta estoque e financeiro, mas ainda não tem tela própria no painel web. Na prática, hoje as entradas de mercadoria são registradas pela tela de Estoque → Movimentar → Entrada (compra), e as contas a pagar são criadas manualmente no Financeiro (onde o fornecedor pode ser selecionado normalmente).


Financeiro (Contas a Receber e a Pagar)

O financeiro trabalha com dois lados espelhados — Contas a Receber (clientes) e Contas a Pagar (fornecedores) — que seguem exatamente as mesmas regras.

De onde vêm as contas

OrigemGera
Venda confirmada (ou faturada no balcão)Conta a Receber, vencimento em 30 dias
Pedido de compra enviadoConta a Pagar, vencimento em 30 dias
Criação manualConta a Receber ou a Pagar, com vencimento que você definir

Contas criadas automaticamente ficam vinculadas ao documento de origem — a conta mostra de qual venda ou pedido ela nasceu.

Status

StatusSignificado
AbertoNada foi pago ainda
ParcialJá recebeu parte do valor
QuitadoValor totalmente pago (a data da quitação é registrada)
CanceladoConta anulada, manualmente ou pelo cancelamento da venda/pedido de origem

"Vencido" não é um status — é uma condição calculada na hora: conta Aberta ou Parcial cuja data de vencimento já passou. Por isso uma conta nunca precisa ser "reclassificada": basta ser paga que ela sai da lista de vencidas.

Baixa (pagamento/recebimento)

  • Só contas Abertas ou Parciais aceitam baixa. Conta quitada ou cancelada, não.
  • O valor da baixa não pode ultrapassar o saldo restante.
  • A baixa pode ser parcial: quantas forem necessárias até quitar.
  • O status muda sozinho: pagou parte → Parcial; completou o valor → Quitado.
  • Cada baixa registra forma de pagamento (PIX, Boleto, Cartão de crédito, Cartão de débito, Dinheiro, Transferência), data, banco/conta, número do documento e observação.
  • Todo o histórico de baixas fica disponível na conta, com o valor pago antes e depois de cada lançamento.

Estorno

  • O estorno reverte uma baixa específica e devolve o valor ao saldo em aberto.
  • Cada baixa só pode ser estornada uma vez — tentar estornar de novo é recusado.
  • Só é possível estornar uma baixa (não é possível estornar um estorno).
  • Conta cancelada não aceita estorno.
  • Após o estorno, a conta é reclassificada: volta para Aberto se o valor pago zerar, ou para Parcial se ainda restar algum pagamento.
  • O estorno cria um lançamento próprio no histórico, apontando para a baixa que ele reverteu.

Cancelamento da conta

  • Conta já cancelada não pode ser cancelada de novo.
  • Conta quitada não pode ser cancelada — é preciso estornar as baixas antes.
  • O sistema registra quem cancelou, quando e o motivo.

Painel do Financeiro

A tela mostra quatro indicadores para cada lado (receber e pagar):

  • Em aberto — contas não pagas e ainda dentro do prazo
  • Vencido — contas não pagas com vencimento passado
  • A vencer (7 dias) — o que vence de hoje até daqui a uma semana
  • Quitado no mês — o que foi efetivamente liquidado no mês corrente

E o saldo líquido do mês = recebido no mês − pago no mês. Pode ser negativo, quando saiu mais do que entrou.

A listagem filtra por texto, status, cliente/fornecedor, período de vencimento e a marcação "apenas vencidos".


Dashboard do CRM

Painel de abertura do módulo, com três blocos:

Cadastros — total de produtos, fabricantes, marcas, séries, clientes e vendedores ativos.

Leads — quantos leads o site trouxe nesta semana, neste mês e neste ano.

Vendas e faturamento

  • vendas por status;
  • pipeline em aberto (de Novo até Pronto p/ expedir);
  • faturamento (vendas expedidas e entregues, excluindo canceladas e devolvidas);
  • faturamento dos últimos 6 meses;
  • ticket médio;
  • top 5 clientes por valor.

Alertas de estoque — produtos em nível Crítico ou Baixo, com o disponível e o mínimo cadastrado, para agir na reposição. Se nenhum produto tiver mínimo cadastrado, esta lista fica vazia.


E-mail

Caixa de e-mail corporativa dentro do CRM, para centralizar negociações e atendimento sem sair do sistema.

Conectar uma conta

Três tipos de provedor são aceitos:

ProvedorComo autentica
Google Workspace / GmailLogin pela própria Google, autorizando o acesso
Microsoft Outlook / Office 365Login pela própria Microsoft, autorizando o acesso
IMAP/SMTP genéricoE-mail e senha (ou senha de aplicativo) + servidor e porta. Cobre Yahoo, Zoho, iCloud, cPanel, Zimbra e provedores próprios

Depois de cadastrar, use Testar conexão: se a comunicação funcionar, a conta é ativada. Enquanto não passar no teste, ela não sincroniza.

Sincronização

  • A caixa é sincronizada automaticamente, no intervalo que você escolher: 1, 2, 5, 10, 15, 30 minutos ou 1 hora (padrão: 5 minutos).
  • A sincronização automática pode ser desligada por conta.
  • Você pode forçar uma sincronização imediata a qualquer momento.

Uso do dia a dia

  • Caixa de entrada com filtros por conta, por lidas/não lidas e por tipo.
  • Ler uma mensagem busca o conteúdo no provedor na hora e marca a mensagem como lida.
  • Baixar anexos individualmente.
  • Responder uma mensagem ou escrever um e-mail novo, com anexos, pela conta conectada. Vários destinatários são separados por vírgula.

Regras de envio automático

Você pode configurar o sistema para encaminhar automaticamente certos eventos pela conta de e-mail conectada ao CRM:

EventoO que é enviado
Lead do siteA mensagem recebida no formulário de contato do site
Currículo recebido (RH · Vagas)A candidatura, com o currículo em anexo quando houver

Regras podem ser ligadas e desligadas sem serem apagadas.

Permissões

Vendedores usam a caixa (sincronizar, ler, responder, enviar). Conectar, editar, remover contas e criar regras é do administrador do CRM.


Site institucional e Leads

O módulo CRM também controla o site público da empresa. É um grupo separado no menu (Site), disponível para o administrador do CRM.

O que dá para editar

Páginas, menu de navegação, serviços, segmentos de atuação, máquinas à venda, rodapé, dados de contato, botão de WhatsApp, configurações gerais e SEO, além dos produtos que aparecem na vitrine (configurados no próprio cadastro do produto — ver Ficha técnica e vitrine).

Publicação

Alterações no conteúdo não vão ao ar imediatamente. Use o botão Publicar para atualizar o site. Se a publicação não completar por algum motivo, o site se atualiza sozinho em até 60 segundos — nenhuma alteração se perde.

Domínios

  • Cada domínio cadastrado recebe uma chave de acesso própria, gerada automaticamente.
  • Depois de apontar o DNS, marque o domínio como verificado.
  • A chave pode ser rotacionada a qualquer momento — a chave antiga deixa de valer imediatamente, o que exige atualizar a configuração do site.

Leads

Toda mensagem enviada pelo formulário de contato do site vira um lead no CRM.

  • Proteção contra spam: no máximo 10 envios do mesmo endereço a cada 10 minutos.
  • Se você configurar um e-mail de notificação nas configurações do site, cada lead é encaminhado para lá.
  • Se houver uma regra de envio automático de "Lead do site" configurada em E-mail, o lead também é encaminhado pela conta conectada (ex.: vendas@).
  • O lead identifica o que o visitante estava vendo (produto, serviço ou máquina), o que ajuda a qualificar o contato.
  • Os leads são gerenciados em um Kanban com quatro colunas: Novo → Em atendimento → Convertido → Descartado. Ao mover o lead de coluna você pode registrar notas internas do atendimento.
  • O contador do dashboard (semana/mês/ano) usa exatamente esses leads.

Vendedores (usuários do CRM)

O administrador do CRM cadastra os vendedores da própria empresa.

Regras de vendedores

  • O vendedor é criado sempre na empresa do administrador — não é possível criar usuário para outra empresa.
  • O e-mail é o login e precisa ser único no sistema inteiro. E-mail já cadastrado é recusado.
  • É possível ativar/inativar um vendedor sem apagá-lo (útil para afastamentos). Inativado, ele não consegue mais entrar no sistema.
  • Excluir arquiva o usuário e o vínculo com a empresa.
  • Só usuários do tipo vendedor podem ser gerenciados aqui — o administrador não se remove nem se altera por esta tela.
  • Todos os usuários do CRM veem a lista de vendedores; criar, ativar/inativar e excluir é exclusivo do administrador.

Mensagens de bloqueio mais comuns e o que fazer

MensagemPor que aconteceuO que fazer
"Módulo CRM não está habilitado para a empresa X"O módulo não está contratado/ligadoHabilite o CRM em Empresas → Editar → Módulos contratados
"Estoque insuficiente" (na confirmação da venda)Um ou mais itens não têm saldo disponívelFaça a entrada dos itens em Estoque e confirme novamente. A tela mostra exatamente quais produtos faltaram
"Saldo insuficiente: disponível = X, solicitado = Y"O movimento deixaria o estoque negativoConfira o saldo real; se houver divergência, use o Inventário para acertar a contagem
"Produto X não tem controle de estoque ativado"Tentou movimentar um produto com o controle desligadoLigue o Controle de estoque no cadastro do produto
"Venda em status X não pode ser editada"A venda já saiu de NovoCancele e refaça, ou siga o fluxo a partir do status atual
"Apenas vendas em NOVO podem ser confirmadas"A venda já foi confirmada ou está em outro estágioConfira o status na tela de detalhe
"Existem itens não totalmente separados"Tentou marcar como pronto antes de separar tudoConclua a separação de todos os itens
"Qtde separada excede o saldo restante"Informou mais do que ainda falta separarInforme apenas a quantidade separada agora, não o acumulado
"Desconto excede o valor bruto do item"O desconto ficou maior que quantidade × preçoReduza o desconto
"Já existe um produto com o SKU X nesta empresa"SKU duplicadoUse outro SKU ou edite o produto existente
"Já existe uma categoria/linha/marca com este nome"Nome duplicado (maiúsculas e minúsculas não diferenciam)Use outro nome ou edite o cadastro existente
"Documento (CPF/CNPJ) ausente ou inválido"O documento não passou na validação oficialConfira os dígitos; verifique se o tipo de pessoa está correto
"Estoque mínimo não pode ser maior que o máximo"Faixa invertida no cadastro do produtoCorrija os limites
"tipoPecaId só pode ser informado quando tipo = PECA"Selecionou Tipo de Peça em produto que não é peçaMude o Tipo para Peça ou remova o Tipo de Peça
"Fator de conversão exige a unidade de venda definida"Informou o fator sem a unidade de vendaPreencha a unidade de venda (ex.: CX)
"Quebra de estoque exige o motivo" / "…exige uma observação descritiva"Faltou justificar a perdaSelecione o motivo e escreva uma observação com pelo menos 5 caracteres
"Valor da baixa excede o saldo restante"Baixa maior que o que falta pagarAjuste o valor para no máximo o saldo
"Esta baixa já foi estornada anteriormente"Estorno em duplicidadeConfira o histórico da conta
"Conta QUITADA não pode ser cancelada"Tentou cancelar conta já pagaEstorne as baixas primeiro e depois cancele
"Pedido já tem itens recebidos"Tentou cancelar compra parcialmente recebidaFaça um ajuste negativo de estoque e reduza a quantidade do item
"Já existe coluna na ordem N"Duas colunas do Kanban na mesma posiçãoEdite a coluna existente em vez de criar outra
"E-mail já cadastrado"Login em uso por outro usuárioUse outro e-mail

Módulos que conversam com o CRM

O CRM não trabalha sozinho. Se contratados, estes módulos se apoiam nos mesmos cadastros:

MóduloComo se conecta ao CRM
FiscalEmite NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e e MDF-e usando os produtos e os clientes cadastrados no CRM. Os campos NCM, CEST, EAN, código do município e indicador de IE existem no cadastro justamente para isso
E-commerceIntegra marketplaces (Mercado Livre, Amazon, Magalu, Shopee, Americanas, Via, AliExpress). Pedidos recebidos viram vendas no CRM, com o canal de origem identificado, e consomem o mesmo estoque
Atendimento (WhatsApp)Conversas e funil de vendas por WhatsApp
RHVagas e candidaturas. As candidaturas podem ser encaminhadas pela caixa de e-mail do CRM
OficinaOrdens de serviço de reparo, reaproveitando clientes, produtos e estoque do CRM

Cada um é contratado separadamente e aparece no menu apenas quando habilitado para a empresa.


Documento elaborado a partir do comportamento efetivo do sistema (backend e painel web). Em caso de divergência entre este manual e o que a tela faz, reporte ao suporte.