CRM — regras gerais

O que vale em todas as telas do CRM. O ciclo do pedido tem página própria: CRM — vendas.

Quem pode o quê

O CRM tem dois perfis próprios. O dono da empresa e a equipe interna de suporte têm permissões equivalentes às do administrador.

Ação	Administrador	Vendedor
Consultar produtos, estoque, vendas, financeiro e painéis	Sim	Sim
Cadastrar e editar clientes	Sim	Sim
Excluir cliente	Sim	Não
Cadastrar e editar produtos e cadastros de apoio	Sim	Não
Adicionar fotos e documentos ao produto	Sim	Não
Gerar o PDF do produto	Sim	Sim
Criar e editar venda enquanto está em Novo	Sim	Sim
Confirmar venda e faturar no balcão	Sim	Sim
Separar, expedir, registrar entrega e devolução	Sim	Não
Cancelar venda	Sim	Não
Excluir venda em Novo	Sim	Não
Movimentar estoque	Sim	Não
Criar conta, dar baixa, estornar e cancelar no financeiro	Sim	Não
Configurar as colunas do Kanban	Sim	Não
Ler, responder e enviar e-mails	Sim	Sim
Conectar conta de e-mail e criar regras automáticas	Sim	Não
Gerenciar vendedores	Sim	Não
Gerenciar o site e os leads	Sim	Não

A regra que resume o perfil de vendedor: ele conduz a venda até a confirmação — ou até o faturamento de balcão. Da logística e do dinheiro em diante, é do administrador.

Todo registro pertence a uma empresa e só é visível para ela. O sistema confere isso em cada operação: você não usa produto, cliente ou fornecedor de outra empresa dentro de um pedido, e nenhum registro muda de empresa depois de criado.

O que "excluir" significa

Excluir, no CRM, é arquivar. O registro sai das listagens e das buscas, mas continua guardado — uma venda antiga segue mostrando o produto vendido, mesmo que o produto tenha sido excluído depois.

Vários cadastros têm duas ações que parecem a mesma e não são:

Ação	O que faz
Inativar	Tira de circulação; o registro continua na listagem, marcado como inativo
Excluir	Arquiva por completo; some das listagens

Numeração automática

Vendas e pedidos de compra recebem número sequencial gerado pelo sistema, por empresa. Você não digita o número, e duas pessoas criando pedidos ao mesmo tempo nunca recebem o mesmo.

Nomes duplicados

Nos cadastros de apoio, o sistema recusa um nome que já exista na empresa ignorando maiúsculas e minúsculas — "Raiz Latina" e "raiz latina" são a mesma coisa.

Rastreabilidade

Movimentações de estoque, baixas financeiras, cancelamentos e devoluções gravam quem fez, quando e por quê. Estoque e financeiro guardam ainda o saldo antes e depois de cada operação, o que permite reconstruir a história inteira de um produto ou de uma conta.

Tudo ou nada

Operações que tocam mais de um lugar ao mesmo tempo são aplicadas por inteiro ou desfeitas por inteiro. Confirmar uma venda mexe no estoque e cria uma conta a receber: se um item não tiver saldo, nada é reservado e a venda continua como estava.

Cadastros de apoio

São as classificações que organizam o catálogo. Todos seguem o mesmo comportamento: nome obrigatório e único na empresa, descrição opcional, e as ações de editar, inativar e excluir.

Cadastro	O que é	Obrigatório no produto?
Categoria	Classificação principal	Sim
Linha	Linha comercial, para qualquer tipo de produto	Não
Tipo de Peça	Detalhamento da peça	Não — e só em produtos do tipo Peça
Fabricante	Quem fabrica	Não
Marca	Marca comercial	Não
Série	Série ou família	Não

Linha e Tipo de Peça não são sinônimos. A Linha serve para qualquer produto; o Tipo de Peça só faz sentido em peças, e marcá-lo em um produto que não é peça faz o sistema recusar o cadastro.
Inativar o que já está inativo é recusado — a mensagem diz qual cadastro já estava assim.
Excluir é exclusivo do administrador.
Excluir uma categoria não apaga os produtos que a usavam.